Translate

2021. gada 3. februāris

Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēma NVO darbā

Pārdomas par seminārā "Elektroniskie dokumenti” (03.02.2021. plkst.14.00-17.00) dzirdēto.
1.Aktualitāte
Domājot par elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas (turpmāk tekstā - EDPS) ieviešanu nevalstisko organizāciju (turpmāk tekstā - NVO) darbā, rodas dažādi jautājumi. Uz šiem jautājumiem NVO patstāvīgi rast atbildi ir grūti. Līdzīgā situācijā NVO nonāks, izvēloties vienu, visaptverošu sistēmu, kas domāta tieši NVO. Diemžēl nepietiek ar ieskatīšanos informācijas sistēmu ražotāju un izplatītāju mājas lapās, jo tur var atrast vispārīgu vai sistēmas ražotājam par labu sagrozītu informāciju. Mūsdienu pasaule ir tendēta automatizēt un standartizēt darbības procesus maksimālai efektivitātes sasniegšanai. Arī Latvijas NVO ir nākuši pie secinājuma, ka NVO darbības procesu sakārtotība nesīs priekšrocības un veicinās kvalitātes pieaugumu. Lai mūsdienu NVO celtu savu pakalpojumu kvalitāti, tas ir spiests atzīt elektronisko dokumentu aprites svarīgo lomu, jo tas sniedz procesu caurspīdīgumu un kontroli jebkurā procesu pozīcijā.

Potenciāli elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas spētu pilnībā aizvietot laikietilpīgo papīra formāta dokumentu sagatavošanu, iesniegšanu un saskaņošanu, tādējādi samazinot laiku starp dokumentu iesniegšanu un izpildi. Šādas sistēmas ieviešana mazinātu NVO līdzekļu izlietojumu.

No 2002.gada Latvijas valstī uzsākti darbi pie elektronisko dokumentu regulējošās likumdošanas izstrādes un pieņemšanas. Konsekventi tika uzsākti darbi arī pie e-pārvaldes projekta uzsākšanas. Valsts iestādes sāka apzināties iespējas un pētīt tirgus piedāvājumu. Dotajā mirklī lielākā daļa valsts iestāžu jau ir izstrādājušas vai pat ieviesušas EDPS. Šobrīd ir svarīgi arī NVO apzināties vajadzību tikt progresam līdzi, jo no sadarbības ar valsts iestādēm un pastāvošajiem noteikumiem dokumentu apritē izvairīties nevarēs.

2.Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēma (EDPS) NVO darbā

EDPS ir domāta, lai pārvaldītu un uzturētu elektroniskos dokumentus NVO. Par elektroniskajiem dokumentiem tiek uzskatīti: ieskanētie dokumenti, dokumenti, kas ir izveidoti, izmantojot speciālās lietojumprogrammas, piemēram, Word, Excel, kā arī video un audio datnes.
EDPS ieguvums ir dokumentu plūsmas automatizācija un procesa caurskatāmības nodrošinājums, NVO darbā tiek nodrošināta iespēja pārvaldīt visu NVO dokumentu plūsmu bez jebkādām grūtībām. EDPS ieviešanas nepieciešamība varētu rasties NVO, kuru dokumentu apjoms ir liels un grūti pārvaldāms. Piemēram, Eiropas Savienības projektu dokumentācija.
Mūsdienu EDPS spēj nodrošināt elektronisko dokumentu versiju kontroli, apriti, indeksāciju, daudzlīmeņu drošības režīmu u.c.. Šodien ir plaši pieejamas dažādas EDPS. Tādas ir sistēmas, kas specializējas tikai un vienīgi elektronisko dokumentu pārvaldības funkciju īstenošanā vai sistēmas, kas ir daudzfunkcionālo sistēmu sastāvelements.

Līdz ar to visas EDPS sistēmas varētu iedalīt divos veidos:
1. specializētas EDPS sistēmas, piemēram: LiveLink, DocLogix, MS SharePoint risinājumi un
2. multifunkcionālas sistēmas sastāvdaļa, piemēram: SAP/R3.

Nosauktās sistēmas ir grūti integrējamas NVO darbā, jo ir dārgas un sarežģītas. Savukārt', ja izveido tikai NVO sistēmu, tad tā būs elastīga un viegli savietojama.

Izskatot EPDS kā NVO palīgrīku var iezīmēt galvenās trīs prasības.

1. prasība. NVO būtu svarīgi nodrošināt elektronisko dokumentu reģistrācijas procesu. Tas nozīmē, ka sistēmai ir jābūt spējīgai atpazīt ieskanēto dokumentu, piešķirt tam reģistrācijas numuru un reģistrācijas datumu. Šo procesu viennozīmīgi var uzlabot ātra un laba skenera esamība.

2. prasība. Sistēmai ir jābūt spējīgai sasaistīt jauno dokumentu ar citiem, sistēmā esošajiem. Bieži vien rodas situācijas, kad sadarbības process notiek balstoties uz vēstuļu pārsūtīšanu. Izmantojot šo funkciju, NVO biedriem ir iespēja atrast ar konkrētu dokumentu pārējos saistītos un izsekot komunikācijas gaitu.

3.prasība. Sistēmai ir jānodrošina dokumenta ātras meklēšanas iespējas. Šī funkcija ir vitāli svarīga NVO, kas piedalās ES projektos un slīkst dokumentu plūsmās. Elektroniskā dokumenta meklēšanai būtu jānotiek pēc šādiem kritērijiem: pēc dokumenta autora, dokumenta nosaukuma, reģistrācijas datuma un noteikti pēc raksturvārda, kas varētu būt dokumenta saturā. Meklēšana pēc reģistrācijas numura ir nepieciešama, bet tā diemžēl nebūs īsti noteicoša, jo grūti atcerēties visus dokumentus pēc numuriem. It īpaši problemātiskāk tas būs tieši lielajiem uzņēmumiem. 

Tādējādi tiek iezīmētas EDPS sistēmu 3 pamatfunkcijas NVO darbā:

1.funkcija - elektronisko dokumentu reģistrācija;
2.funkcija - elektronisko dokumentu sasaistīšana;
3.funkcija - elektronisko dokumentu meklēšanas mehānisms.
Pēc EDPS pamata funkciju noteikšanas ir lietderīgi nodefinēt arī 5 EDPS papildfunkcijas:
1.papildfunkcija - elektronisko dokumentu klasificēšana;
2.papildfunkcija -  elektronisko dokumentu dzīves cikla nodrošinājums;
3.papildfunkcija - daudzlīmeņu drošība;
4.papildfunkcija -  elektronisko dokumentu arhivēšana;
5.papildfunkcija -  pārskatu sagatavošana. 
 

Ļoti noderīgas ir dokumentu klasificēšanas iespējas, kad sistēmai ir noteikti dokumenta statusa maiņas nosacījumi. Šī funkcija spēj nodrošināt dokumentu klasificēšanu un atvieglot pārskatu sagatavošanu, piemēram: veikt neizpildīto dokumentu atlasi un izmantot par pamatu atgādinājumu sistēmas iedarbināšanai. Parasti elektronisko dokumentu klasificēšana notiek pēc elektroniskā dokumenta izpildes statusa, bet var arī klasificēt pēc dokumenta satura. Klasificējot dokumentu pēc izpildes statusa, visbiežāk tiek noteiktas šādas pozīcijas: izveidots, izpildē, izpildīts, arhivēts. Klasificējot pēc dokumenta satura, tiek izveidotas dokumentu kopas: rīkojumi, līgumi, ienākošas un izejošas vēstules, atskaites, iesniegumi u.c.

Funkcija, kas NVO darbā netiek atbalstīta ir elektroniskā dokumenta aprites procesa nodrošināšana. Kad NVO dokumentu lietotājiem ir iespējams definēt dokumenta virzības punktus, izmantojot sistēmā iebūvētās darbplūsmu („workflow”) elementus. Šie elementi paredzēti dokumenta aprites punktu un atbildīgo personu definēšanai. Funkcija ir noderīga, kad tiek automatizēts elektroniskā dokumenta izstrādes process. Tas priekšrocības ir izzināt dokumenta esošo statusu un atrašanās pozīciju. Gadījumos, kad dokumenta aprite ir iesprūdusi, ir viegli atrast pie kura lietotāja dokuments ir apstājies.

Dokumentu drošības nodrošināšanai ir svarīgi, lai NVO pievērš lielu vērību dokumentiem, kas ir konfidenciāli. Parasti konfidenciālie papīra formāta dokumenti tiek uzglabāti NVO skapjos. EDPS jābūt spējīgai nodrošināt līdzvērtīgu drošību sistēmas ietvaros. Šobrīd šādus dokumentus iedala slepeno dokumentu kopā, šifrē un piešķir pieejas tiesības tikai konkrētu cilvēku lokam.

Šobrīd ir nodefinēti arhivēšanas noteikumi, kas nosaka: elektronisko dokumentu izvērtēšanas kārtību, elektronisko dokumenta nodošanas struktūru, uzglabāšanas termiņus u.c. Jau EDPS izstrādes stadijā NVO būtu jāparūpējas, lai noteikumi tiktu ievēroti. Pašlaik dažām EDPS ir iespējams uzstādīt atgādinājumu (utilītu), kas sniegtu lietotājiem informāciju par elektronisko dokumentu piederību arhivēšanas grupai. Nav mazsvarīgs arī pats dokumentu nodošanas moments. Sistēmai ir jābūt spējīgai veikt konkrētas reģistra daļas eksportu. Lai nodotu elektroniskos dokumentus valsts arhīvam glabāšanai tiem ir jābūt ierakstītiem noteiktos formātos.
Elektronisko dokumentu pārskatu sagatavošana NVO tiek izmantota, lai veiktu analīzi par paveikto un efektivitāti. EDPS sniedz lietotājiem iespējas atlasīt datus pēc vairākiem atlases kritērijiem. Bieži vien, lai sasniegtu augstāko kvalitāti, ir iespēja atlasīto datu kopu eksportēt no EDPS uz MS Excel.
Latvijā valda uzskats, ka NVO vēl aizvien neuzticas informācijas tehnoloģijām (turpmāk tekstā IT) un pie iespējas labāk strādā pēc tradicionālām metodēm. Līdz ar to svarīgi ir popularizēt IT nozīmi tā, lai NVO nebaidītos tās izmantot un zinātu ne tikai par EDPS, bet arī par citām informācijas sistēmu priekšrocībām. Spriežot no psiholoģiskā aspekta, NVO baidās un izvairās no nezināmām, neizprotamām lietām, jo nevēlās parādīt sevi muļķa lomā. Papildus izglītošana IT jomā ir apsveicama un dod panākumus ne tikai NVO, bet arī EDPS programmētājiem.
3. Mijiedarbības problēmas
Latvijas sabiedrībā valda priekšstats, ka EDPS pārsvarā ir domātas valsts sektoram. Reti kurš varētu sniegt informāciju par to, kā NVO tās varētu noderēt. Vēl mazāk ir sastopama informācija par NVO aktuālajām problēmām un tendencēm šajā jomā. Šobrīd ir aktuāli izvērtēt, kā notiks NVO sadarbība ar valsts iestādēm, vai Latvijā spēkā esošie reglamentējošie akti spēj nodefinēt un regulēt elektronisko dokumentu aprites procesu, vai ir izstrādāti elektroniskā dokumenta standarti.
Tuvākajā nākotnē varētu aktualizēties NVO un valsts sektora sistēmu mijiedarbības problēma. Par problēmu tiek uzskatīta dokumentu apmaiņa valstisko un NVO starpā. Šobrīd vēl aizvien nav skaidri elektronisko dokumentu standarti. Līdz ar to sadarbība katrai NVO notiek "pa savam". Ministra kabineta noteikumi Nr.473. „Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite, kas ir spēkā no 2005.gada 28.jūnija, paredz dokumenta novecojušus elektronisko dokumentu apmaiņas veidus (piemēram, 3,5” formāta diskete). 
Lai elektronisko dokumentu aprite NVO notiktu veiksmīgi, svarīgi pievērst uzmanību paša dokumentu izstrādes un noformēšanas noteikumiem. Šobrīd noteikumi ir attiecināmi uz juridiskām un privātām personām un valsts iestādēm, kā izstrādātājiem un noformētājiem. Par izstrādāta un noformēta elektroniskā dokumenta rekvizītiem tiek nosaukti šādi (ja juridiskā persona ir izstrādātājs un noformētājs):
1. pilns privāto tiesību juridiskās personas nosaukums, reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods, juridiskā adrese vai elektroniskā pasta adrese, uz kuru vēlas saņemt atbildi;
2. elektroniskā dokumenta adresāts - pilns iestādes nosaukums;
3. dokumenta veida nosaukums (izņemot vēstules);
4. dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums;
5. dokumenta parakstītāja vārds, uzvārds un amats;
6. drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs;
7. dokumenta numurs.
Valsts un NVO sadarbība notiek, pārsūtot MS Word izstrādātus dokumentus. Izvēlētais dokumentu izstrādes formāts nav atvērta tipa formāts un pastāv risks, ka ilgtermiņā tos būs apgrūtinoši apstrādāt, kā arī pašreizēja dokumentu apmaiņa ar elektroniskā pasta starpniecību nav drošs dokumentu apmaiņas veids un nenodrošina ne elektroniskam pastam pievienoto dokumentu konfidencialitāti, nepieciešamības gadījumā, ne saņēmēja pārliecību par to, ka saņemtais elektroniskais pasts nācis no patiesā adresāta un nav inficēts. 
 
Ministru kabineta noteikumi Nr.473 „Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” atrunāti arī šādi punkti:
1. elektronisko dokumentu administratīvie standarti (dokumenta struktūra, obligātie metadati, semantika, u.c.);
2. elektronisko dokumentu tehniskie standarti (elektroniskā dokumenta formāts, to raksturojošo īpašību minimālais kopums, u.c.);
3. elektronisko dokumentu apmaiņas tehniskie standarti.
Izpētot esošo situāciju, var konstatēt, ka Latvijas valsts un privātajā sektorā pastāv daudz dažādu funkcionāli nodrošinātu EDPS. Šīs sistēmas ir saistītas ar nodefinētu standartu kopu, bet neviens nevar apgalvot, ka šim risinājumam būs nākotne.
Vai Latvijā darbojas projekts „Publiskās pārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmu integrācijas vides izveide”?
4.Nobeigums
Līdz šim sabiedrībā tika aktīvi diskutēts par EDPS no valsts pārvaldes skatījumā. Laiks NVO.
5.Post Scriptum - mākoņskaitļošanas pakalpojumi
Mākoņskaitļošanas pakalpojuma veidi ir:
• Infrastruktūras risinājumi (IaaS) – piedāvāti divu veidu pakalpojumi: iespēja izmantot pakalpojuma sniedzēja eksistējošo infrastruktūru un iespēja izmantot tehnoloģijas, lai piekļūtu IaaS. Būtībā potenciālais klients maksa par virtuāliem serveriem un iespēju tos izmantot.
• Platformas risinājumi (PaaS) – piedāvājumā ietilpst programmnodrošinājuma platformu un utilītu noma, kā arī datu krātuves/ noliktavas pakalpojumi. Šādas datu glabāšanas sistēmas nodrošina bezmaksas vietu lietotāju datu uzglabāšanai līdz 25GB, līdz ar to sistēmas lietotājiem nav vajadzības ieguldīt naudu datu nesējos. Šādus pakalpojumus piedāvā pārsvarā starptautiskas kompānijas: Microsoft, Google u.c. Veicot samaksu ir iespējams iegūt 500 GB lielu vietni datu glabāšanai;
• Programmnodrošinājuma risinājumi (SaaS) - sistēmas piedāvājums ir dažādu informācijas sistēmu noma. Lietotāji ir uzņēmēji, valsts iestādes, kuru mērķis ir lietot gatavu informācijas sistēmas piedāvājumu. Latvijā ir iespējams abonēt Microsoft kompānijas vai ONLYOFFICE izstrādātus risinājumus.
Mākoņskaitļošana izmantošanas ieguvumi:
• informatīvas sistēmas ātra ieviešana;
• centralizētā datu aizsardzība, nevis fragmentārā;
• automātiskie sistēmas versiju atjauninājumi;
• nav tēriņu infrastruktūras nodrošinājumiem;
• aplikāciju viegla pielāgošana NVO vajadzībām.

Nav komentāru:

Komentāra publicēšana